Facturering en betalingen in overeenkomsten met de federale overheid functioneren bovendien op verschillende manieren. Een van de grootste problemen voor consultants is of de federale overheid tijdig betaalt. Het positieve is dat de meeste federale overheidsbedrijven systemen hebben om snelle betaling te garanderen, zoals de Prompt Payment Act in de VS, die betaling binnen een bepaalde periode verplicht stelt. Desondanks zouden consultants facturen moeten versturen via overheidsnetwerken, wat kan inhouden dat ze Freelance opdrachten overheid gebruikmaken van gespecialiseerde factureringssystemen of documenten rechtstreeks op overheidswebsites indienen. De documenten moeten specifiek zijn, met de juiste codering en validaties voor gefactureerde uren of resultaten. Doorzettingsvermogen en aandacht voor informatie zijn essentieel, aangezien kleine managementfouten de betaling kunnen vertragen. Maar zodra een consultant gewend is aan het proces, kan hij of zij overheidsklanten betrouwbaarder vinden dan veel particuliere klanten.
Netwerken en relatieopbouw zijn ook populair in de publieke sector, waarschijnlijk veel meer dan in de particuliere sector. Hoewel het indienen van voorstellen cruciaal is, kan het herkennen van de juiste personen en het erkennen van de zorgen van het bedrijf de kansen van een consultant op het sluiten van een overeenkomst aanzienlijk vergroten. Deelname aan marktdagen, openbare inkoopbijeenkomsten of door de overheid georganiseerde webinars kan nuttig inzicht bieden in toekomstige kansen en helpen bij het opbouwen van banden met politieagenten. Consultants die de moeite nemen om het doel en de uitdagingen van de bedrijven die ze targeten te begrijpen, kunnen overtuigender voorstellen formuleren en beter laten zien hoe hun werk aansluit bij de doelstellingen van de overheid.
Een ander cruciaal element van de samenwerking met klanten van de overheid is conformiteit. Overheidsbedrijven hebben vaak wetten en vereisten waaraan strikt moet worden voldaan, waaronder die met betrekking tot cyberbeveiliging, toegang, arbeidsmethoden en ecologische duurzaamheid. Consultants die actief zijn in sectoren zoals softwareontwikkeling of materiaalproductie moeten zich mogelijk vertrouwd maken met normen zoals Sectie 508 van de Rehabilitation Act in de VS, die de beschikbaarheid van digitale content verplicht stelt. Op dezelfde manier moeten IT-professionals er mogelijk voor zorgen dat hun werk aansluit bij cyberbeveiligingssystemen van de overheid. Deze conformiteitsacties zijn niet zomaar wettelijke verantwoordelijkheden – ze tonen de professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van een consultant – topkwaliteiten die overheidsbedrijven zeer waarderen.
De eerste uitdaging voor veel consultants is het begrijpen van de overheids- en stapsgewijze verschillen tussen de samenwerking met een particuliere klant en een publieke organisatie. Overheidsbedrijven zijn gebonden aan strikte inkoopplannen en eisen dat leveranciers, waaronder consultants, zich houden aan specifieke applicatie- en documentatieprocedures. Dit betekent dat een consultant zich, voordat hij een opdracht kan uitschrijven, doorgaans moet registreren bij belangrijke databases zoals SAM.gov in de Verenigde Staten of vergelijkbare systemen in andere landen. Deze databases fungeren doorgaans als de belangrijkste locatie waar overheidsovereenkomsten worden geüpload en leveranciers worden gescreend. Registratie omvat doorgaans het verstrekken van bedrijfskwalificaties, belastingnummers en vaak ook eerdere prestatiedocumenten. Hoewel de procedure in eerste instantie misschien moeilijk lijkt, is het een belangrijke stap in het verifiëren van de authenticiteit en de bereidheid om een opdracht in de publieke sector uit te voeren.
Een van de vaak over het hoofd geziene voordelen van het werken met overheidsbedrijven is de mogelijkheid tot langdurige en terugkerende dienstverlening. Verschillende overeenkomsten zijn duurzaam, en als een consultant goed presteert, kan hij of zij worden uitgenodigd om te bieden op vervolgopdrachten en zelfs in aanmerking komen voor exclusieve contracten. Soms geven bedrijven er de voorkeur aan om samen te werken met leveranciers die ze al hebben gecontroleerd en op wie ze vertrouwen, wat kan leiden tot een stabiele stroom opdrachten. Bovendien voegt het hebben van overheidsklanten in iemands profiel een reputatie toe die kan worden benut bij marketing naar andere klanten, zowel publieke als particuliere.
Na aanmelding moeten consultants leren hoe ze offerteaanvragen (RFP’s) of vergelijkbare aanbestedingsprocedures moeten doornemen. Dit zijn uitgebreide beschrijvingen van de overheid die de opdracht, de vereiste certificeringen, de beoordelingscriteria en de toelatingsprocedures definiëren. In tegenstelling tot informele overeenkomsten met particuliere klanten, zijn RFP’s officiële uitnodigingen om mee te dingen naar een opdracht. Consultants moeten deze documenten grondig doornemen, aangezien het missen van ook maar één aanvraag kan leiden tot incompetentie. Dit betekent ook dat reacties gestructureerd en professioneel moeten zijn en doorgaans een begeleidende brief, een technisch voorstel, een prijsvoorstel en bewijs van relevante eerdere werkervaring moeten bevatten.